Kandidaatide isikuandmed värbamisel: kus jookseb piir lubatu ja keelatu vahel?

Tööandja eesmärk värbamisprotsessis on leida parim kandidaat, kelle oskused ja isikuomadused sobiksid täidetavale ametikohale. Seda eesmärki silmas pidades püüavad tööandjad alatihti koguda potentsiaalse kandidaadi kohta võimalikult palju teavet, et vähendada valiku tegemisega seotud riske ja tagada, et uus töötaja oleks ettevõttele väärtuslik. Soov teha maksimaalselt õige otsus võib viia olukorrani, kus tööandja kogub kandidaadi kohta rohkem infot, kui tal selleks seaduslikult õigus on. Käesolevas artiklis anname ülevaate, mida arvestada kandidaatide kohta teabe kogumisel.

Värbamisprotsessi ettevalmistamisele ja läbiviimisele seab selged piirid TLS § 11, mille kohaselt ei või tööandja töökuulutuses või töövestlusel nõuda töölesoovijalt andmeid, mille vastu tal puudub õigustatud huvi. See tähendab, et huvi tohib tunda üksnes otseselt tööülesannete täitmisega seonduva kohta. Ka tööjõuvahendusega tegelev ettevõtja, keda tööandja värbamisel kasutab, peab andmete küsimisel jääma TLS §-s 11 lubatu piiresse.

Õigustatud huvi peab hindama lähtuvalt konkreetsest töösuhtest ja täidetavatest tööülesannetest. Seadus eeldab õigustatud huvi puudumist küsimuste puhul, mis käsitlevad ebaproportsionaalselt töölesoovija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega pakutavale töökohale.

Tööandjal puudub üldjuhul õigus küsida infot järgneva kohta:

• perekonnaseis, laste olemasolu ja pere planeerimine;
• ajateenistuse läbimine;
• isiku enda, tema tuttavate ja pereliikmete religioossed või poliitilised vaated, veendumused;
• seksuaalne orientatsioon;
• tervislik seisund, puue;
• töö tegemisse mittepuutuv taustainfo, nagu näiteks vaba aja veetmine, hobid, lähedaste sissetulek, majanduslik olukord jms.

Eespool esitatud loetelu ei tähenda, et töölesoovija või tööandja ei võiks mõnel välja toodud punktil töölepingueelsetel läbirääkimistel peatuda. Kuid sellise info kogumiseks peab olema konkreetne ja põhjendatud eesmärk. Näiteks võiks tööandja õigustatud huvi kandidaadi harrastatavate hobide osas jaatada, kui ametikohaga kaasneb märkimisväärne avalik huvi töötaja isiku vastu või töötaja peab olema ühiskonnas eeskujuks (nt kooli direktor). Sellisel juhul peaks tööandja huvi piirduma üksnes sellega, mis ametikohaga ühiskonnas üldiselt aktsepteeritud moraalinormidega ei sobi.

Tüüpilisemad kandidaatide isikuandmete kogumise viisid ja nende lubatavus

Kas kandidaati tohib testida?

Töötaja testimine (näiteks vaimse võimekuse ja isikuomaduste testid) on lubatud kandidaadi vabatahtlikul nõusolekul ja tingimusel, et testi tulemusel saadavate andmete vastu on tööandjal samuti õigustatud huvi.

Kas kandidaadi kohta tohib läbi viia tasutakontrolli?

Üldine taustauuring on reeglina keelatud, välja arvatud juhul, kui tööandja suudab põhjendada õigustatud huvi olemasolu või kui taustauuringu tegemise kohustus tuleneb seadusest. Isegi kui tööandjal on õigustatud huvi taustakontrolli läbiviimiseks, ei ole lubatud kontrollida kõikide töölesoovijate tausta. Taustakontrolli võib teha ainult lõppvooru jõudnud kandidaatide osas ning ainult juhul, kui nende taustakontrolli edukas läbimine on töösuhte alustamise eeltingimuseks.

Näiteks lastega töötavate inimeste puhul on tööandjal lastekaitseseadusest kohustus kontrollida, et lastega ei töötaks inimene, keda on karistatud või kes on määratud sundravile lastekaitseseaduse § 20 nimetatud süütegude eest.

Tööandja huvi saab töötaja väär- ja kriminaalkaristuste osas olla reeglina üksnes kehtivate karistuste vastu ning üksnes süütegude osas, mis omavad reaalselt tähtsust konkreetse ametikoha puhul. Nii on näiteks vales kohas sõidutee ületamine või parkimisnõuete rikkumine väärteokorras karistatav, kuid selliste süütegude vastu ei saa tööandja huvi lugeda õigustatuks näiteks raamatupidaja palkamisel. Muuhulgas ei saa karistusregistriga tutvumisel õigustatud huviks pidada soovi teada saada, kas „kandidaat on aus inimene“ või kas talle saab usaldada „vara käitlemist“.

Kas kandidaadilt tohib küsida terviseandmeid?

Terviseandmete, sh narko- ja alkoholisõltuvuse andmete küsimine kõikidelt kandidaatidelt värbamiseprotsessis ei ole kindlasti põhjendatud. Isegi kui tööandjal on õigustatud huvi nende andmete vastu, siis tuleks neid küsida üksnes sellelt kandidaadilt, kes kavatsetakse tööle võtta.

Kas tööandja tohib pöörduda kandidaadi eelmise tööandja poole?

Potentsiaalne tööandja võib pöörduda kandideerija eelmise tööandja poole, kui kandideerija on ise märkinud kandideerimisel eelmise tööandja kui soovitaja kontakti. Muul juhul eelmise tööandja poole pöördumine lubatud ei ole.

Kas tööandja tohib töötajat guugeldada?

Iseenesest ei keela Eestis seadused tööandjal koguda kandidaadi kohta andmeid avalikest allikatest (nt nn guugeldamisega), kuid sellisel juhul peab tööandja võimaldama kandidaadil saadud infoga tutvuda. Seda eelkõige põhjusel, et saadud info võib osutuda ebaõigeks või ebatäielikuks. Näiteks võib tööandja kogutud info ekslikult puudutada kandidaadi nimekaimu.

5 soovitust kandidaatide isikuandmete kogumisel

1. Enne värbamisprotsessi alustamist määra kindlaks, millised isikuandmed on värbamisotsuse tegemiseks vältimatult vajalikud.
2. Koosta kandidaatide isikuandmete töötlemise privaatsuspoliitika, kus selgitatakse kogutavaid andmeid, nende eesmärki, õiguslikku alust ja säilitamistähtaegu.
3. Kui kogud kandidaadi kohta täiendavat infot (nt soovitused eelmistelt tööandjatelt, taustakontroll), veendu, et Sul on selleks seaduslik alus.
4. Kui otsid kandidaadi kohta infot internetist, arvesta, et see võib olla ebatäpne või puudutada vale isikut.
5. Kui kandidaat ei osutu valituks, kustuta tema andmed, välja arvatud juhul, kui oled saanud kandidaadi selgesõnalise nõusoleku nende säilitamiseks tulevaste värbamisprotsesside tarbeks.

Kandidaadi andmete säilitamine

Kandidaadi kohta kogutud andmete säilitamise üldreegli kohaselt võib andmeid säilitada üksnes niikaua, kuni need on vajalikud andmete kogumisel seatud eesmärgi täitmiseks. Kui nende kogumise eesmärk on ära langenud (st kandidaat ei osutu valituks), siis tuleb andmed viivitamatult sulgeda või kustutada. Siiski ei peeta andmete kogumise eesmärgiga vastuolus olevaks andmete säilitamist kandideerimisega seotud vaidluste tarbeks.

Diskrimineerimisjuhtumite puhul aegub kahju hüvitamise nõue ühe aasta jooksul arvates päevast, millal kannatanu isik kahju tekkimisest teada sai või teada saama pidi. Seega on lubatud tööandjal kandidaadi andmeid pärast värbamisprotsessi säilitada 1 aasta. Kui selle aja vältel algatatakse diskrimineerimisvaidlus, võib tööandja säilitada andmeid edasi kuni selle vaidluse täieliku lõppemiseni, sh vaidluse tulemusena tehtud otsuse täitmiseni.