Arbeitsrechtliches Update zu Ausbildungskosten

Grundlegende Anforderungen nach § 2d AVRAG

Folgende Punkte sind gemäß den allgemeinen Erfordernissen nach § 2d AVRAG zu beachten:

• eine klare Vereinbarung vor einer konkreten Ausbildung
• die Angabe einer konkreten Ausbildung und
• die Angabe der genauen Kosten, die der Arbeitnehmer im Falle einer Rückforderung zu erstatten hätte.

Die Rückforderung von Ausbildungskosten ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich:

• bei Dienstnehmerkündigung
• bei begründeter Entlassung oder
• bei ungerechtfertigtem Austritt des Dienstnehmers.

Diese Rückforderungen sind zeitlich begrenzt:

• max. für einen Zeitraum von vier Jahren (in Ausnahmefällen länger),
• die Kosten müssen zwingend aliquot (monatsweise) aufgeteilt werden.

Alle Vereinbarungen müssen schriftlich erfolgen.

Definition der rückforderbaren Kosten

Die rückforderbaren Ausbildungskosten müssen klar definiert und der Höhe nach bestimmt werden.

Zu diesen Kosten zählen insbesondere:

• Kursgebühren,
• Reisekosten und
• Lohnkosten während der Ausbildung, wenn der Arbeitnehmer während dieser Zeit keine Arbeitsleistung erbringt und die Ausbildung keine Erfüllung des Arbeitsvertrages darstellt.

Berücksichtigung der Mehrwertsteuer

Bei der Rückzahlung der Kosten wird auch die Mehrwertsteuer verrechnet – und zwar selbst dann, wenn die Ausbildung ursprünglich mehrwertsteuerfrei war. Die Finanzbehörden werten die Überwälzung der Ausbildungskosten vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer als ein Rechtsgeschäft, das eine Umsatzsteuerpflicht auslöst.

Schriftlichkeit und Unterschriftlichkeit

Eine Rückforderung von Ausbildungskosten ist nur dann zulässig, wenn diese schriftlich vereinbart wird. Dabei ist zu beachten, dass mit „Schriftlichkeit“ im rechtlichen Sinne die „Unterschriftlichkeit“ gemeint ist, d.h., beide Vertragsparteien müssen das Dokument unterschreiben.

Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat in seiner Entscheidung vom 24. April 2024 (9 ObA 57/23g) bekräftigt, dass die Anforderung der Unterschriftlichkeit nicht durch eine interpretative Beschränkung auf die Unterschrift des Dienstnehmers allein erfüllt werden kann. Es sind stets die Unterschriften beider Parteien, also des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers, erforderlich.

Umsetzung der Transparenzrichtlinie

Seit der Umsetzung der Transparenzrichtlinie ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildungen zu übernehmen, wenn diese aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, Dienstvertrag oder Verordnung erforderlich sind. Diese Ausbildungen müssen außerdem als Arbeitszeit behandelt werden.

Wer das Thema Ausbildungskosten immer noch ausschließlich im Dienstvertrag behandelt oder statt einer schriftlichen Vereinbarung, die Administration von Ausbildungen nur über das Intranet oder ähnliches abwickelt, sollte rasch Adaptionen vornehmen. Es ist wichtig, diese Regelungen sorgfältig zu beachten, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.